Pergunte Aqui

Posted: by Pedro Davi in
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Bateu aquela dúvida? Preservar a temporalidade ou a organicidade? Sigilosidade, restrição ou reserva? Órgão colecionador ou receptor? Os dois? Patrimônio histórico ou cultural? Que? Quando? Onde? Como? Etc? Não?

Enfim, estamos criando este espaço pra tirar dúvidas sobre arquivologia, seja você concurseiro, curioso, servidor público, desempregado, hippie, GLS, intelectual, cult, pseudocult, estudante, estagiário... Não importa, sem preconceitos. Pergunte! Se não soubermos daremos nossa experiência. Se não tivermos experiência... Ô PROFESSOOOOR.. faz favor aqui..
Entenderam né?



Obs: Essa placa aí existe de verdade.

9 comentários:

  1. Roseany Pereira ( quase formada em sistemas) says:
    11 de abril de 2010 às 17:10

    Até que ponto posso dizer que um documento/arquivo é considerado ativo? ou seja, posso simplesmente esperar um certo tempo (exemplo 5 anos) e depois manda-lo para a digitalização e simplesmente excui-lo (literalmente.. jogar o original fora)?
    Estagiei numa empresa de digitalização que a prioridade era "ganhar dinheiro sem estar nem ai pro documento/arquivo". Como vocês atuam nesses casos?

  1. Priscila Taíssa says:
    12 de abril de 2010 às 05:43

    Muito boa sua pergunta Roseany.
    A primeira coisa que você deve conhecer é a Teoria da Três Idades Documentais. Provavelmente você já a conheça. É como dividimos: arquivo corrente, intermediário e permanente.
    A segunda coisa são as definições de valor primário e valor secundário. Todo documento em sua gênese tem valor primário. Esse valor é aquele em que o documento apóia uma atividade, a qual o gerou. São valores legais, administrativos e/ou fiscais. É o valor probatório.
    Já o valor secundário não é algo tão intrínseco ao documento. É um valor subjetivo a ele, que não está ligado à sua guarda como prova, mas ao seu valor histórico ou de memória para o produtor, basicamente a princípio, e/ou usuários, mas com fins diferentes a qual foi produzido.
    Durante o que chamamos de ciclo vital dos documentos, os documentos atravessam essas fases (corrente, intermediário e, talvez, permanente) de acordo com o decaimento de seu valor primário e seu possível valor secundário. Outro fator que influencia é o potencial de consulta desse documento. Assim, o documento nasce com 100% de valor primário (ou é 100% ativo) e o vai perdendo com o tempo. A frequência com que é consultado também.
    Quando já não é mais necessário manter tal documento próximo a seu produtor (ou no arquivo corrente) ele é transferido para o arquivo intermediário. Quando esse valor primário já decaiu tanto que é nulo, são tomadas providência para se identificar sua destinação, eliminação ou guarda permanente. Normalmente, se ele possui aquele valor secundário, ele é recolhido para o arquivo permanente. Se não, e já forma transcorridos todos os prazos legais e fiscais que justificavam a guarda do documento e ele não apóia mais uma atividade, ou seja, não é mais ativo, podemos eliminá-lo.

    Então, sendo mais diretos: Documento ativo, visto seu valor primário, é aquele que ainda possui valor probatório, possui grande frequência de consulta e apóia a atividade que o gerou.
    Normalmente esses prazos (os 5 anos do seu exemplo) não são determinados aleatoriamente. São feitos estudos das leis e das necessidades de quem o produziu para determiná-los. Com isso fazemos a Tabela de Temporalidade, que diz quanto tempo os documentos devem ficar nas fases corrente e intermediária.
    Já a questão da digitalização dos documentos é mais delicada. Mesmo os digitalizando não podemos eliminá-los sem nenhum critério. Normalmente, as cópias digitalizadas não são bem aceitas como prova. Já o microfilme sim.
    Esse caso é bem complexo. Nós analisamos cada situação como sendo única.
    Se esse documento tem, por exemplo, um prazo de guarda de 1 ano no arquivo corrente, 4 anos no intermediário e sua destinação final é a eliminação podemos sim "jogá-lo fora". Porém, a digitalização seria desnecessária e a empresa estaria também jogando dinheiro fora.

    Esperamos ter respondido sua questão.
    Visite também nosso Glossário. Lá você encontrará as definições de alguns termos usados aqui.

  1. Priscila Taíssa says:
    12 de abril de 2010 às 05:57

    Só complementando:
    Demos anteriormente a reposta de o que é um DOCUMENTO ativo.

    Explicação de Malheiro para ARQUIVO ativo: "Deverá entender-se por arquivo ‘ativo’ aquele em que existe um regular funcionamento ou atividade da respectiva entidade produtora.Nesta situação, o arquivo tanto poderá afixar-se, materialmente, no seu habitat de origem, compreendendo as diferentes fases da vida dos documentos – desde a origem à conservação definitiva -, como poderá estar, fisicamente, desmembrado. Geralmente, na situação de desmembramento, os documentos de idade mais recente mantêm-se no seu habitat original, servindo preferencial e quase exclusivamente, as necessidades informativas da entidade produtora."

  1. Anônimo says:
    27 de abril de 2010 às 07:40

    olá, tudo bom?


    Meu nome é Thiago e estou estudando pra concurso e estava procurando sobre arquivologia pela internet e achei esse blog.
    tenho duas perguntas, será que podem me responder?
    é o seguinte:

    1°: até onde eu sei, arquivos, bobliotecas e museus trabalham mais ou menos com a mesma coisa mas cada um com um objtetivo diferente. Minha dúvida é sobre os centros de documentação. O que eles seriam? Seria meio que uma mistura dos três?

    2°: Poderiam me explicar melhor o conceito de organicidade?

    são essas minha dúvidas

    obrigado

  1. Pedro Davi says:
    29 de abril de 2010 às 20:16

    Obrigado por perguntar Thiago e estamos a disposição..

    No que diz respeito ao objeto foco da Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia, sim trabalhamos com a mesma coisa: DOCUMENTO. Mas a distinção de cada um deve ser claríssima e em quase nada se confundem. A única intersecção entre as áreas é o termo documento, mas no seu tratamento e objetivos são completamente diferentes e a interdisciplinariedade entre elas é tão comum como nas outras ciências.

    Enfim, vamos ao que interessa.

    1ª Resposta (o que é um centro de documentação?): Pode ser por um acaso do destino a união dos três, mas esse não é o critério para que se considere a afirmativa como procedente. Um acervo para ser considerado como centro de documentação deve ter predisposto e aplicado políticas de gestão da informação baseado em normas formais de gestão documental previamente elaboradas, definidas e aprovadas.

    Outro aspecto presente nos Centros de Documentação é que estes geralmente vão tratar de uma memória coletiva, esteja esta memória circulando um fato, um período, uma região, uma empresa... Este centro acumulará documentação do tal fato, do tal período, da tal região, da tal empresa...

    O Centro de Documentação vai, portanto, direcionar a informação - seja de arquivo, de biblioteca ou de museu - ao usuário pertencente dessa memória coletiva, ou quem se ponha na posição de estudante dessa memória coletiva.

    Portanto, um documento originário de arquivo: que surgiu naturalmente e inevitavelmente devido a formalidades legais, probatórias ou fiscais de uma certa atividade pode compor o acervo de um Centro de Documentação dependendo do "tema" deste centro para assim ampliar o acesso a possíveis usuários que se beneficiem dessa informação.

    Um documento de biblioteca que tenha sido adquirido para embasar alguma tomada de decisão pode da mesma forma compor um Centro de Documentação, bem como um documento de museu. Embora a presença dos três tipos de acervo não seja obrigatória.

    Não sei se você já notou, mas a maioria das concepções teóricas de gestão documental tanto de arquivos, museus e bibliotecas não são respeitadas em boa parte dos órgãos do país. Então muitas vezes nos depararemos com um arquivo ou biblioteca comum chamados de Centro de Documentação por pura estética ou ostentação, mas sem os ser de fato.

    REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS da questão 1

    Curso de Documentalistas dos Arquivos do Património Cultural, Maputo, 1987.

    Azevedo, Ana Maria de: Introdução às técnicas de documentação e investigação - Plátano Editora, Lisboa. , (S.a).

  1. Pedro Davi says:
    29 de abril de 2010 às 20:16

    2ª Resposta (conceito de organicidade): Em primeiro lugar a organicidade é tanto um princípio como um caráter exclusivo do documento de arquivo, ou seja, pro documento ser de arquivo ele tem que ser orgânico.

    Como princípio o documento orgânico é aquele que reflete as estruturas, as funções, as relações e as atividades da entidade acumuladora. Sendo que a acumulação tenha se dado de maneira natural e inevitável para que uma atividade X pudesse proceder. Desse modo, documentos elaborados com base na criatividade como esquemas em branco de formulários, folders, encartes etc. não são orgânicos e não devem compor um arquivo, a não ser por algum fator secundário e incomum.

    O instrumento arquivístico que tenta esquematizar a organicidade da maneira mais fiel possível é o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo. Nele estará estruturada toda a hierarquia da organização em séries que procurarão dispor, também de maneira hierárquica, as atividades que geram documentos em classes. A cada uma dessas classes é atribuído um valor numérico geralmente decimal que representará a maneira que esse documento será ordenado no arquivo. Por prezar pela busca e recuperação mais rápida da informação, no plano de classificação é inserida a Tabela de Temporalidade de Documentos para que ao tratarmos de cada assunto saibamos quando um documento X ou Y poderá se distanciar de seus produtores com base no declínio de sua freqüência de uso, e assim priorizarmos os documentos que estejam no auge de seu valor primário (fator em que a grande freqüência de uso faz necessário um posicionamento mais próximo do documento ao produtor para assim reduzir o tempo da recuperação da informação e acelerar-se a tomada de decisão).

  1. Anônimo says:
    29 de abril de 2010 às 22:24

    Sou eu de novo, Thiago
    Obrigado pelas respostas
    esclareceu bastante

    mas surgiu outra dúvida
    como você disse: "Como princípio o documento orgânico é aquele que reflete as estruturas, as funções, as relações e as atividades da entidade acumuladora", mas seguindo essa definição, um livro são seria um documento orgânico prara uma biblioteca? E um quadro é considerado um documento? Se for, ele não seria um documento orgânico de um museu?
    Porque ao meu ver eles refletem a atividade das entidades acumuladoras, não?
    Uo organicidade é um termo usado só em arquivo e existem outros termos semelhantes para bibliotecas e museus?

    obrigado mais uma vez
    e desculpa pelas perguntas
    Thiago

  1. Pedro Davi says:
    30 de abril de 2010 às 05:48

    Não se desculpe, é muito bom que você pergunte o quanto quiser.

    A organicidade é um aspecto exclusivo para arquivos. Somente o documento de arquivo nasce naturalmente, isto é, não se compra documento de arquivo, não se troca, não se aliena de maneira nenhuma; eles surgem naturalmente e inevitavelmente devido a formalidades legislativas, probatórias, fiscais ou informativas que necessitem registro.

    A biblioteca muitas vezes adquire documentos por compra, troca, etc. Poucos desses documentos são produzidos pela própria entidade acumuladora. A biblioteca tem essa função, de pesquisar e trazer conhecimentos afins a ordem a qual pertence para facilitar as atividades dessa ordem. Elas são voltadas para o usuário, se o usuário quiser uma informação e for pertinente aos objetivos daquela biblioteca, ela tem por dever buscar essa informação.

    O arquivo não elabora um documento por que o usuário simplesmente quer. Se o arquivo já tiver a informação que tenha surgido naqueles aspectos que definem a orgnicidade, pode ou não servir ao usuário.

    Os museus também adquirem seus documentos como bibliotecas, eles não surgem naturalmente devido a uma atividade, mas há casos em que documentos orgânicos de arquivo componham acervos de museus: atas de criação de um órgão que tenha museu por exemplo.

    No arquivo os documentos são: únicos, intransferíveis, naturais, orgânicos.

    Nas bibliotecas existem leis que garantem o contrário: que deve haver transferência, um câmbio de informação. Não são únicos, seus documentos, existem em vários originais. Não são naturais, surgem da vontade e não como conseqüência. Não são inevitáveis a sua produção. E por fim não são orgânicos.

    Existem documentos que podem compor tanto arquivo como biblioteca como: anuários, revistas comemorativas do órgão, relatórios de desempenho e de atividades que adotem configuração de livros e tenham vários originais publicados. Entretanto o arquivo acumulará apenas 1 exemplar e este terá sua organicidade expressa pelo plano de classificação, que previamente deve dispor quais desses documentos devem se incluir no acervo por haver organicidade.

    A biblioteca classifica seus documentos para facilitar a busca pelo próprio usuário, independente de refletir nessa ordem as características e hierarquias da organização.

    O arquivo sempre classificará de forma a expressar através dessa classificação a organicidade e assim servir melhor à recuperação de informação primeiramente para o órgão, secundariamente aos que se caracterizarem como usuários desse arquivo.

    O documento de museu vai se diferenciar do da biblioteca porque o documento de museu sim, geralmente é único, mas possivelmente igual nos outros aspectos.

    Um caso claro que explique melhor essa diferenciação: Um bom historiador pode com mais objetividade obter informações em um arquivo, por que no documento de arquivo a informação está natural, surgiu para atender a algumas necessidades. No livro ele pode encontrar informações pré-interpretadas e as vezes com inclinações ideológicas que mascarem a história a ser composta de fato. Jornalistas também podem preferir buscar informações no arquivo devido a isto, entre vários outros profissionais..

    Ficou claro?

  1. Pedro Davi says:
    30 de abril de 2010 às 06:08

    Complementando.

    Um quadro (obra de arte) é um documento. Mas surge pela criatividade, pode até ser fruto de alguma necessidade, contudo não é orgânico. Foi criado por alguma conveniência e a priore, sempre com algum interesse comercial.